Comment organiser une assemblée générale numérique ?
Depuis quelques années (L. 20.12.2020) , l’assemblée générale des copropriétaires peut se réunir non seulement physiquement, mais aussi «à distance». Une assemblée dite hybride est-elle également admise ?
Une réunion à distance
Introduite durant la crise du coronavirus. La loi du 20 décembre 2020 prévoit que les copropriétaires peuvent participer «à distance» à l’assemblée générale des copropriétaires. En effet, elle indique (art. 3.87, §1er, al. 1er C. civ.) que le copropriétaire participe aux délibérations physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance.(plus: cliquez ICI)
Qu’en est-il de l’assemblée hybride ? La possibilité d’organiser une assemblée hybride, c’est-à-dire une assemblée où certains copropriétaires sont physiquement présents et d’autres suivent à distance, n’est pas explicitement prévue mais n’est pas non plus interdite par la loi. Ainsi, la CIB, entre autres, mais aussi certains auteurs soutiennent qu’une assemblée hybride est autorisée. De nombreux syndics et copropriétaires considèrent aussi que l’assemblée générale hybride est une bonne solution pragmatique.
Il faut rester prudent…
Il n’y a toujours pas de cadre légal. Restez donc prudents car les conditions légales pour organiser une assemblée générale valide n’ont pas changé. La loi du 20 décembre 2020 ne précise pas comment une assemblée hybride doit se dérouler. La question demeure : est-il possible d’organiser une assemblée hybride dans le cadre légal actuel et, dans l’affirmative, comment doit-on l’organiser ? Le législateur ou la jurisprudence seront les mieux à même de fournir des éclaircissements.
Tout le monde doit être présent en même temps. Certains auteurs ont précisé à quoi devrait ressembler la réunion hybride. Ils estiment qu’il faut placer dans la salle de réunion un écran sur lequel les copropriétaires absents peuvent être vus. Une webcam doit permettre aux copropriétaires de voir la réunion à distance. Ainsi, les copropriétaires ont une vue d’ensemble des personnes présentes, chacun peut participer aux débats et voter le cas échéant. Il ne doit pas y avoir d’interruption dans la transmission de ces images (A. VRANCKX, J. DELAHAYE, M. WAHL, J. HANSENNE, L’assemblée générale, DIMM 99, janvier 2023) .
Signature du procès-verbal. La loi prévoit que le procès-verbal est établi au cours de l’assemblée générale et qu’il doit être lu, puis signé par le président, le secrétaire et toutes les personnes présentes. En cas d’assemblée physique, cette signature a lieu à la réunion. En cas d’assemblée à distance, le procès-verbal peut être signé à distance (numériquement).
Attention 1 ! La manière de procéder dans le cadre d’une réunion hybride est moins claire. La loi doit être respectée. Elle est importante et nécessaire à la validité de la réunion (A. VRANCKX, J. DELAHAYE, M. WAHL, J. HANSENNE, L’assemblée générale, DIMM 99, janvier 2023) .
Attention 2 ! Certains experts (notamment R. TIMMERMANS, De digitale algemene vergadering, OGP, 364) interprètent la loi strictement par sécurité et attendent plus de clarté avant de se prononcer sur l’assemblée générale hybride.
La réunion à distance est prévue par la loi, et cette loi n’exclut pas vraiment l’organisation d’une réunion hybride. Gardez à l’esprit que la loi n’a toujours pas adapté les règles relatives à l’organisation d’une assemblée générale. Dès lors, comment faut-il organiser une réunion hybride conformément à la loi ? En attendant plus de précisions sur p.ex. la signature du procès-verbal, certains experts jouent la carte de la sécurité en privilégiant une interprétation stricte de la loi(source:indicator) 😉contact: complétez formulaire 😉😉
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